Organizácia eventov v neziskovkách: prečo je oveľa náročnejšia, než vyzerá
Prvý event, ktorý sme organizovali v neziskovke, mal rozpočet, ktorý by vo firme nepokryl ani prenájom projektora. Stoličky sme si požičali od susednej školy, catering doniesla partnerská reštaurácia výmenou za logo na plagáte a mikrofón deň pred akciou prestal fungovať – nový sme zohnali cez známeho nášho známeho, asi hodinu pred príchodom prvého hosťa. Nikto z hostí to nikdy nezistil. To sme si vtedy pripísali na zoznam úspechov.
O niekoľko rokov neskôr sme stáli na druhej strane, mali sme vlastnú agentúru a veľkú časť našej práce tvorilo práve organizovanie eventov – konferencií, VIP večierkov, family days a teambuildingov. Rozpočty, ktoré mali naši klienti vyčlenené na jeden event, by v malej neziskovke vystačili na celoročnú prevádzku. Dodávateľ techniky nezareagoval? Zavolali sme ďalšiemu z desiatich na zozname. Moderátorka nemohla v tomto termíne? Tak sme zavolali jej kolegyňu. Niečo sa pokazilo? Mali sme rezervný plán, rezervného dodávateľa aj rezervný rozpočet. Až vtedy nám naplno došlo, kde je rozdiel. Nie v tom, čo na eventoch ako hosť alebo účastník vidíte, ale v tom, čo za tým všetkým stojí. Navonok totiž vyzerajú oba eventy rovnako: stoličky, bannery, catering, mikrofóny, program. V zákulisí je to ale úplne iná disciplína.
Rozpočet, ktorý treba vyrokovať, nie minúť
Tak v čom sú teda rozdiely? Samozrejme aj v peniazoch, aj keď nie výhradne. Firma si na event pripraví rozpočet a potom ho minie tak, aby dosiahla požadovaný cieľ a efekt. V neziskovke sa v súvislosti s organizovaním podujatia robí popri rozpočte aj zoznam položiek, ktoré je potrebné zabezpečiť „partnersky“ od partnerov prípadne so zľavou. Čo to znamená v praxi? Napríklad, že priestor sa nezaplatí v plnej výške, ale časť ceny prenájmu sa vyplatí formou reklamy v médiách a na sieťach. Catering zabezpečí partnerská reštaurácia, ktorá poskytne jedlo ako vecný dar. Tlač, ozvučenie, kvety na stôl, všetko sú to samostatné vyjednávania, z ktorých každé môže padnúť do posledného týždňa pred akciou. Kým firma rieši, či dodávateľ dodá presne to, čo si objednala, neziskovka často rieši, či dodávateľ vôbec zareaguje na tretí e-mail.
Tím, ktorý sa musí zakaždým poskladať nanovo
Firemný event má stály tím s presne rozdelenými rolami. Je jasné, kto rieši priestory a techniku, kto pozvaných hostí a program, kto rečníkov. V neziskovke tento tím neexistuje, vytvára sa nanovo pri každej akcii, keďže nikto nemá organizovanie eventov ako svoju hlavnú pracovnú náplň. Každý, kto na podujatí pracuje, to robí popri niečom inom. Často sa do organizovania podujatia zapoja dobrovoľníci, teda ľudia, ktorí pre organizáciu nepracujú, ale sú ochotní vypomôcť bez nároku na honorár. Táto alternatíva má ale tiež svoje úskalia.
Chyba, ktorá stojí viac než zlý dojem
Keď sa nevydarí firemný event, je to nepríjemné, ale zvyčajne sa to dá ustáť. Keď sa ale nepodarí event neziskovky, dôsledky sú iné. Práve na takýchto akciách sa totiž väčšinou stretáva organizácia naživo so svojimi darcami, partnermi a podporovateľmi, prípadne médiami. Zlý alebo rozpačitý dojem tu neznamená len horšie hodnotenie podujatia a profesionality organizácie, ale môže znamenať aj nižšiu podporu na budúci rok, zvažovanie spolupráce zo strany firiem, ale aj menej darov.
Takže, keď nabudúce prídete na podujatie, ktoré organizuje malá nezisková organizácia a všetko bude vyzerať bezchybne, vedzte, že je za tým zopár šikovných ľudí, ktorí vyrokovali každý jeden detail sami a poslednú hodinu pred príchodom prvého účastníka pravdepodobne strávili riešením niečoho, o čom sa nikto z hostí nikdy nedozvie.